Рекомендации по организации электронной почты Outlook 2021 – Советы по эффективному управлению электронной почтой на работе

В эту техническую эпоху Microsoft Outlook становится стандартным почтовым приложением в деловом мире. Он позволяет пользователям отправлять и получать электронные письма, управлять контактами, записями в календарях и многое другое. Однако миллионы людей используют Microsoft Outlook для управления своей электронной почтой, контактами, календарем и т. Д. На работе и дома.

Microsoft Outlook имеет много ранних функций, но у него есть и серьезные недостатки. Будучи пользователем Outlook, очень часто возникает несколько ошибок. Значит, необходимо лучше управлять приложением Outlook. Поэтому в этом блоге мы расскажем вам несколько советов по оптимальным методам организации электронной почты Outlook на 2021, 2020, 2019, 2018, 2017, 2016.

Советы по эффективному управлению электронной почтой Outlook на работе – Лучшие практики 2021 г.

Если вы хотите управлять своей электронной почтой Outlook вручную, вы можете следовать этим советам по организации электронной почты Outlook, которые приведены ниже:

Совет №1: избавьтесь от многократного набора текста с помощью быстрых частей

Если вам нужно регулярно отправлять стандартный отрывок текста, вы можете сохранить этот отрывок как Quick Parts. Это упрощает вашу задачу и вставляет отрывок в электронные письма одним щелчком мыши. Чтобы сохранить отрывок как быструю часть, вам нужно выделить текст в окне композитора. Затем переключитесь на вкладку «Вставка», перейдите к раскрывающемуся списку «Быстрые части» и выберите параметр «Сохранить выделенное в галерее быстрых частей». Когда вы завершите этот процесс, ваш отрывок текста будет сохранен в быстрых частях. Он появится как предложение в будущем, когда вы начнете вводить фразу. Кроме того, вы также можете выбрать текст отрывка из раскрывающегося меню «Быстрые части».

Советы # 2: напишите сообщение, которое будет доставлено в будущем

Если у вас есть новости или информация, которыми вы не хотите делиться немедленно, в Outlook есть функция, позволяющая установить время доставки по вашему выбору. Для этого вы можете написать электронное письмо и перейти на вкладку «Параметры», затем щелкнуть опцию «Отложить доставку». Это дает вам возможность установить дату и время, когда вы хотите отправлять электронные письма. После ввода конкретной даты и времени нажмите кнопку «Отправить». Затем сообщение будет храниться до указанного времени для отправки.

Советы # 3: создавайте шаблоны для общих сообщений

Часто нам нужно отправлять одно и то же сообщение снова и снова. Это может сильно раздражать. Итак, Outlook предоставляет возможность создавать шаблоны для некоторых часто используемых сообщений. С помощью этой функции вы можете выбрать часто используемое сообщение из черновика в качестве формы шаблона вместо того, чтобы снова вводить электронную почту. Кроме того, вы также можете настроить эти шаблоны в соответствии с требованиями электронной почты. Это поможет пользователям сэкономить решающее время.

Советы №4: фильтруйте электронные письма, чтобы находить релевантные сообщения

Если вам нужно найти какое-либо конкретное сообщение из большого количества электронных писем, Outlook предлагает для него параметр фильтра. С Outlook связаны различные типы фильтров. Вы можете выбрать опцию меню, чтобы выбрать определенные фильтры, такие как вложения, даты в определенные периоды времени и т. Д.

Советы № 5: Нежелательная почта или игнорирование нежелательных писем в Outlook

Во время использования приложения Outlook вы можете получать сотни электронных писем каждый день, в которых нет необходимости. Он может включать в себя рекламные электронные письма, ответы группового почтового ящика и т. Д. Обычно вы не читаете эти сообщения. В этом случае вы можете удалить нежелательные сообщения в Outlook или игнорировать их, переместив их в другую папку.

Советы № 6: мгновенно создавайте новые электронные письма и встречи

В Outlook вы можете мгновенно создавать новые электронные письма, встречи, контакты и т. Д. С помощью раскрывающегося списка «Новые элементы» на вкладке «Главная». Если вы не хотите заглядывать в интерфейс Outlook для поиска какой-либо информации, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши значок Outlook на панели задач Windows. Он откроет список переходов, который создает прямой ярлык для размещения любых новых элементов.

Советы № 7: сортировка писем с помощью правил и условного форматирования

Вам разрешено сортировать электронные письма Outlook с помощью правил и условного форматирования. Для этого перейдите в главное меню, затем щелкните раздел «Переместить» и выберите «Правила». Он предоставит возможность автоматически создавать правила обработки и управлять ими.

Совет № 8: используйте вариант голосования вместо массовой рассылки сообщений

Вариант голосования – это способ сбора информации из электронных писем. Потому что у нас есть привычка отправлять или получать много сообщений электронной почты ежедневно. Большинство сообщений электронной почты являются нежелательными, и на них не нужно отвечать.

Вам просто нужно ответить «Да» или «Нет» вместо того, чтобы отправлять электронное письмо в ответ. В этом случае полезен вариант голосования Outlook.

Управление электронной почтой Outlook с помощью программного обеспечения SysTools для организации электронной почты Outlook

Обсуждаемые выше советы являются лучшими практиками для организации электронной почты Outlook. Но, тем не менее, есть пользователи, которые столкнулись с проблемами при управлении электронной почтой Outlook. В этой ситуации они могут выбрать SysTools Outlook Email Organization Toolkit. Это универсальное решение для управления почтовым ящиком Outlook.

В программе есть функция поиска всех электронных писем Outlook с их атрибутами. Он также может восстанавливать поврежденный файл PST и управлять им. Однако, если пользователь хочет экспортировать файл Outlook PST в другой формат, инструмент предоставляет более 10 форматов для преобразования файлов PST. Кроме того, вы можете объединять файлы PST, сжимать файлы PST и разделять файлы данных Outlook в соответствии с требованиями.

Этот инструмент не накладывает никаких ограничений на размер файла. Однако с помощью набора Microsoft Outlook toolkit вы можете импортировать и сохранять файлы Outlook массово, что экономит время пользователя. Вы также можете исключить повторяющиеся электронные письма из почтового ящика Outlook во время экспорта. Более того, этого набора инструментов достаточно для решения практически всех типов проблем в Outlook.

Заключение

В этой статье мы обсудили 8 лучших лучших практик организации электронной почты Outlook на 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 2021 годы. После всех этих обсуждений мы можем сделать вывод, что лучше всего выбрать программное обеспечение SysTools Outlook Email Organization. Этот набор инструментов прост и удобен для управления электронной почтой Outlook. Кроме того, это предлагают многие специалисты по восстановлению данных.