Outlook E-Mail-Organisation Best Practices 2021 – Tipps zum effektiven Verwalten von E-Mails am Arbeitsplatz

In diesem technischen Zeitalter wird Microsoft Outlook zur Standard-E-Mail-Anwendung in der Geschäftswelt. Es ermöglicht Benutzern, E-Mails zu senden und zu empfangen, Kontakte, Einträge in Kalendern und viele andere Dinge zu verwalten. Millionen von Menschen verwenden jedoch Microsoft Outlook, um ihre E-Mails, Kontakte, Kalender usw. bei der Arbeit und zu Hause zu verwalten.

Microsoft Outlook hat viele frühreife Funktionen, aber auch einige gravierende Nachteile. Als Outlook-Benutzer treten häufig mehrere Fehler auf. Daher ist es erforderlich, die Outlook-Anwendung besser zu verwalten. Daher geben wir Ihnen in diesem Blog einige Tipps für Best Practices für die Outlook-E-Mail-Organisation 2021, 2020, 2019, 2018, 2017, 2016.

Tipps zur effektiven Verwaltung von Outlook-E-Mails am Arbeitsplatz – Beste Übung 2021

Wenn Sie Ihre Outlook-E-Mails manuell verwalten möchten, können Sie die folgenden Tipps zur Outlook-E-Mail-Organisation befolgen:

Tipps Nr. 1: Ersparen Sie sich wiederholtes Tippen mit Schneller Teil

Wenn Sie regelmäßig eine Standard-Textpassage versenden müssen, können Sie diese Passage als Quick Parts speichern. Das erleichtert Ihre Aufgabe und fügt mit nur einem Klick eine Passage in die E-Mails ein. Um die Passage als Quick Part zu speichern, müssen Sie den Text im Composer-Fenster markieren. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Einfügen, gehen Sie zum Dropdown-Menü Quick Parts und wählen Sie die Option Auswahl in der Quick Parts-Galerie speichern. Sobald Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, wird Ihre Textpassage in Quick Parts gespeichert. Es wird in Zukunft als Vorschlag angezeigt, wenn Sie mit der Eingabe des Satzes beginnen. Alternativ können Sie den Passagentext auch aus dem Dropdown-Menü Quick Parts auswählen.

Tipps Nr. 2: Schreiben Sie eine Nachricht, die in Zukunft zugestellt werden soll

Wenn Sie Nachrichten oder Informationen haben, die Sie nicht sofort teilen möchten, verfügt Outlook über eine Funktion zum Festlegen der Lieferzeit nach Ihrer Wahl. Dazu können Sie eine E-Mail schreiben und auf die Registerkarte Optionen gehen und dann auf die Option Zustellung verzögern klicken. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Datum und Uhrzeit einzustellen, wann Sie die E-Mails senden möchten. Nachdem Sie Datum und Uhrzeit eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Dann wird die Nachricht bis zum angegebenen Zeitpunkt zum Senden gehalten.

Tipps Nr. 3: Erstellen Sie Vorlagen für allgemeine Nachrichten

Es gibt viele Male, in denen wir die gleiche Nachricht immer wieder senden müssen. Das kann ziemlich irritierend sein. Outlook bietet daher eine Option zum Erstellen von Vorlagen für einige häufig verwendete Nachrichten. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die häufig verwendete Nachricht aus dem Entwurf als Form der Vorlage auswählen, anstatt eine E-Mail erneut einzugeben. Darüber hinaus können Sie diese Vorlagen auch auf Basis der E-Mail-Anforderung anpassen. Es wird Benutzern helfen, ihre entscheidende Zeit zu sparen.

Tipps Nr. 4: E-Mails filtern, um relevante Nachrichten zu finden

Wenn Sie aus einer großen Anzahl von E-Mails eine bestimmte Nachricht suchen müssen, bietet Outlook eine Filteroption dafür. Es gibt verschiedene Arten von Filtern, die mit Outlook verbunden sind. Sie können die Menüoption auswählen, um bestimmte Filter wie Anhänge, Daten innerhalb bestimmter Zeiträume usw. auszuwählen.

Tipps Nr. 5: Junk oder Ignorieren Sie unerwünschte E-Mails in Outlook

Wenn Sie die Outlook-Anwendung verwenden, erhalten Sie möglicherweise täglich Hunderte von E-Mails, die nicht erforderlich sind. Es kann einige Werbe-E-Mails, Gruppenpostfachantworten usw. enthalten. Normalerweise lesen Sie diese Nachrichten nicht. In diesem Fall können Sie die unerwünschten Nachrichten in Outlook verwerfen oder ignorieren, indem Sie sie in einen anderen Ordner verschieben.

Tipps Nr. 6: Erstellen Sie sofort neue E-Mails und Termine

In Outlook können Sie sofort neue E-Mails, Termine, Kontakte usw. erstellen, indem Sie das Dropdown-Menü Neue Elemente auf der Registerkarte Start verwenden. Wenn Sie nicht in der Outlook-Oberfläche nach Informationen suchen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Windows-Taskleiste klicken. Es wird eine Sprungliste geöffnet, die eine direkte Verknüpfung zum Anordnen neuer Elemente erstellt.

Tipps Nr. 7: Sortieren von E-Mails mit Regeln und bedingter Formatierung

Sie dürfen E-Mails von Outlook mit Regeln und bedingter Formatierung sortieren. Gehen Sie dazu zum Menü Home, klicken Sie auf den Abschnitt Verschieben und wählen Sie Regeln. Es bietet die Möglichkeit, die Regeln für die Verarbeitung automatisch zu erstellen und zu verwalten.

Tipps # 8: Verwenden Sie die Abstimmungsoption, anstatt Massennachrichten zu senden

Die Abstimmungsoption ist eine Möglichkeit, Informationen aus E-Mails zu sammeln. Weil wir die Angewohnheit haben, täglich viele E-Mail-Nachrichten zu senden oder zu empfangen. Die meisten E-Mail-Nachrichten sind unerwünscht, weshalb keine Antwort erforderlich ist.

Sie müssen nur entweder mit Ja oder Nein antworten, anstatt die E-Mail als Antwort zu senden. In diesem Fall ist die Abstimmungsoption von Outlook hilfreich.

Verwalten Sie Outlook-E-Mails mit der SysTools Outlook-E-Mail-Organisationssoftware

Die oben besprochenen Tipps sind die Best Practices für die Outlook-E-Mail-Organisation. Dennoch gibt es einige Benutzer, die Probleme bei der Verwaltung der Outlook-E-Mails hatten. In dieser Situation können sie das SysTools Outlook Email Organization Toolkit wählen. Es ist die All-in-One-Lösung zur Verwaltung der Outlook-Posteingangsverwaltung.

Die Software verfügt über eine Funktion zum Auffinden aller Outlook-E-Mails mit ihren Attributen. Es kann auch die beschädigte PST-Datei wiederherstellen und verwalten. Wenn ein Benutzer jedoch die Outlook-PST-Datei in ein anderes Format exportieren möchte, bietet das Tool mehr als 10 Formate zum Konvertieren von PST-Dateien. Darüber hinaus können Sie PST-Dateien zusammenführen,  PST-Dateien verkleinern und Outlook-Datendateien nach Bedarf aufteilen.

Es gibt keine Beschränkungen der Dateigröße mit diesem Tool. Mit dem  Microsoft Outlook toolkit können Sie jedoch Outlook-Dateien in großen Mengen importieren und speichern, was dem Benutzer Zeit spart. Sie können beim Export auch doppelte E-Mails aus dem Outlook-Postfach ausschließen. Darüber hinaus reicht dieses Toolkit aus, um fast alle Arten von Problemen in Outlook zu lösen.

Fazit

In diesem Artikel haben wir die Top 8 Best Practices für Outlook E-Mail-Organisation 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 2021 besprochen. Nach all diesen Diskussionen können wir feststellen, dass es am besten ist, sich für die Software SysTools Outlook E-Mail-Organisation zu entscheiden. Dieses Toolkit ist einfach und leicht zu verwenden, um Outlook-E-Mails zu verwalten. Es wird auch von vielen Datenwiederherstellungsexperten vorgeschlagen.